Công chứng giấy tờ cho doanh nghiệp: Những lưu ý quan trọng
Trong bối cảnh pháp lý ngày càng chặt chẽ, công chứng giấy tờ doanh nghiệp trở thành một bước không thể thiếu trong nhiều giao dịch thương mại, đầu tư, vay vốn, hoặc chuyển nhượng. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn gặp rắc rối do chưa nắm rõ các yêu cầu và quy định pháp luật liên quan. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các lưu ý quan trọng khi thực hiện công chứng cho doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách đặt lịch công chứng giấy tờ online cực nhanh.
1. Giấy tờ nào của doanh nghiệp cần công chứng?
1.1. Các loại hợp đồng phổ biến
Theo quy định tại Điều 167 Luật Đất đai 2013 và Bộ luật Dân sự 2015, doanh nghiệp bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực trong một số giao dịch sau:
Hợp đồng thuê, mua, bán, chuyển nhượng bất động sản.
Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất.
Hợp đồng vay tài sản có thế chấp.
Hợp đồng ủy quyền thực hiện giao dịch quan trọng.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, ngân hàng hoặc đối tác yêu cầu công chứng để đảm bảo tính pháp lý.
1.2. Giấy tờ nội bộ cần công chứng khi ra nước ngoài
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Giấy phép đầu tư.
Điều lệ công ty.
Biên bản họp, quyết định của hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông.
Các tài liệu này cần công chứng và hợp pháp hóa/lãnh sự hóa khi sử dụng ở nước ngoài.
2. Ai có thẩm quyền yêu cầu công chứng thay mặt doanh nghiệp?
Theo Điều 12 Luật Công chứng 2014, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp bằng văn bản mới được phép thay mặt công ty ký và yêu cầu công chứng. Văn bản ủy quyền cũng phải:
Ghi rõ phạm vi, thời hạn và nội dung công việc được ủy quyền.
Có chữ ký và dấu của người đại diện theo pháp luật.
Được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ.
3. Thủ tục công chứng giấy tờ doanh nghiệp
3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Bản chính và bản sao giấy tờ cần công chứng.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
CCCD/hộ chiếu của người đại diện hoặc người được ủy quyền.
Giấy ủy quyền (nếu có).
Các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản (nếu liên quan đến bất động sản).
4. Ví dụ minh họa thực tế công chứng giấy tờ doanh nghiệp
Trường hợp 1: Công ty TNHH ABC muốn chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại KCN cho đối tác. Hợp đồng chuyển nhượng đã được soạn thảo, hai bên ra Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ để ký kết. Tuy nhiên, đại diện ABC lại là kế toán trưởng, không có giấy ủy quyền hợp lệ. Văn phòng từ chối công chứng. Sau đó, ABC bổ sung quyết định ủy quyền của Giám đốc kèm CCCD thì hồ sơ mới được tiếp nhận.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp DEF muốn hợp tác với công ty nước ngoài nên phải công chứng điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm Giám đốc và hợp đồng hợp tác. Sau khi công chứng tại Việt Nam, doanh nghiệp tiếp tục đem đi hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại nước ngoài.
5. Những lỗi thường gặp khi công chứng giấy tờ doanh nghiệp
Ủy quyền không đúng mẫu hoặc thiếu thông tin.
Thiếu con dấu công ty trên các văn bản.
Hồ sơ không nhất quán giữa bản chính và bản sao.
Người ký không đúng thẩm quyền.
Do đó, trước khi đi công chứng, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hồ sơ và nhờ tư vấn từ văn phòng công chứng chuyên nghiệp.
Công chứng giấy tờ doanh nghiệp là bước quan trọng để bảo đảm hiệu lực pháp lý cho các giao dịch và văn bản nội bộ. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, người ký đúng thẩm quyền và lựa chọn văn phòng công chứng uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Nếu bạn cần tư vấn cụ thể về từng loại giấy tờ doanh nghiệp cần công chứng, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
