Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuThông thường, việc công chứng hợp đồng, giao dịch hoặc văn bản được thực hiện tại trụ sở của phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng. Tuy nhiên, trên thực tế có nhiều trường hợp người yêu cầu công chứng không thể trực tiếp đến trụ sở do tuổi cao, bệnh tật, hạn chế khả năng đi lại hoặc những lý do khách quan khác. Để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, pháp luật cho phép thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong một số trường hợp nhất định. Vậy công chứng ngoài trụ sở được áp dụng khi nào, cần đáp ứng điều kiện gì và thủ tục thực hiện ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
>>> Xem thêm: Danh sách địa chỉ văn phòng công chứng đáng tin cậy tại Hà Nội
1. Công chứng ngoài trụ sở là gì?
Công chứng ngoài trụ sở là việc công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng tại địa điểm khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo yêu cầu của người dân hoặc tổ chức khi thuộc trường hợp được pháp luật cho phép.
Địa điểm công chứng có thể là nhà riêng, bệnh viện, cơ sở chăm sóc sức khỏe, nơi tạm giam, trại giam hoặc các địa điểm hợp pháp khác.
Việc công chứng ngoài trụ sở vẫn phải tuân thủ đầy đủ các quy định về trình tự, thủ tục và giá trị pháp lý như công chứng được thực hiện tại văn phòng công chứng.
2. Công chứng ngoài trụ sở áp dụng trong những trường hợp nào?
Pháp luật về công chứng không cho phép thực hiện công chứng ngoài trụ sở một cách tùy tiện. Chỉ những trường hợp đặc biệt mới được áp dụng hình thức này.
2.1. Công chứng ngoài trụ sở đối với người già yếu, không thể đi lại
Đây là trường hợp phổ biến nhất trong thực tế.
Nhiều người cao tuổi có nhu cầu lập di chúc, tặng cho tài sản hoặc ủy quyền nhưng sức khỏe không bảo đảm để di chuyển đến văn phòng công chứng. Khi đó, công chứng viên có thể đến nơi cư trú để thực hiện việc công chứng.
Ví dụ thực tế
Cụ ông 85 tuổi tại Hà Nội muốn lập di chúc để phân chia tài sản cho các con. Do sức khỏe yếu và phải sử dụng xe lăn, cụ không thể đến văn phòng công chứng.
Gia đình có thể yêu cầu công chứng viên đến nhà thực hiện thủ tục công chứng di chúc theo quy định.
2.2. Công chứng ngoài trụ sở đối với người đang điều trị bệnh
Người đang nằm viện hoặc điều trị dài ngày tại cơ sở y tế cũng có thể yêu cầu công chứng ngoài trụ sở nếu không đủ điều kiện di chuyển.
Trong trường hợp này, công chứng viên sẽ trực tiếp đến bệnh viện để xác minh tình trạng của người yêu cầu công chứng và thực hiện thủ tục cần thiết.
Ví dụ thực tế
Ông Hùng bị tai biến và đang điều trị tại bệnh viện. Trước khi phẫu thuật, ông muốn lập hợp đồng ủy quyền cho con trai quản lý tài sản.
Gia đình có thể liên hệ văn phòng công chứng để yêu cầu công chứng viên đến bệnh viện thực hiện thủ tục.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết thủ tục công chứng hợp đồng cho thuê nhà
2.3. Công chứng ngoài trụ sở đối với người đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc chấp hành án
Trong một số trường hợp đặc biệt, người đang bị tạm giữ, tạm giam hoặc chấp hành hình phạt tù vẫn có nhu cầu xác lập các giao dịch dân sự hợp pháp như ủy quyền hoặc từ chối nhận di sản.
Nếu đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật và được cơ quan quản lý đồng ý, công chứng viên có thể thực hiện công chứng tại nơi người đó đang bị quản lý.
2.4. Công chứng ngoài trụ sở vì lý do chính đáng khác
Ngoài các trường hợp nêu trên, pháp luật còn cho phép thực hiện công chứng ngoài trụ sở khi người yêu cầu có lý do chính đáng không thể đến văn phòng công chứng.
Tùy từng trường hợp cụ thể, công chứng viên sẽ xem xét và quyết định có chấp nhận yêu cầu hay không.
3. Hồ sơ yêu cầu công chứng ngoài trụ sở gồm những gì?
Khi đề nghị công chứng ngoài trụ sở, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tương tự như công chứng thông thường.
Thông thường hồ sơ bao gồm:
- Phiếu yêu cầu công chứng.
- Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng.
- Giấy tờ liên quan đến tài sản hoặc giao dịch cần công chứng.
- Tài liệu chứng minh lý do không thể đến trụ sở công chứng (nếu có).
Đối với người đang điều trị bệnh, hồ sơ y tế hoặc giấy xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh có thể được yêu cầu để chứng minh tình trạng sức khỏe.
4. Quy trình thực hiện công chứng ngoài trụ sở
Việc công chứng ngoài trụ sở vẫn phải bảo đảm các bước kiểm tra và xác minh như khi thực hiện tại văn phòng công chứng.
Trước hết, người yêu cầu liên hệ tổ chức hành nghề công chứng và cung cấp thông tin về giao dịch cũng như lý do đề nghị công chứng ngoài trụ sở.
Sau khi xem xét hồ sơ, công chứng viên sẽ thống nhất thời gian và địa điểm thực hiện.
Tại địa điểm công chứng, công chứng viên kiểm tra giấy tờ, xác minh ý chí tự nguyện của các bên, giải thích quyền và nghĩa vụ liên quan trước khi chứng nhận giao dịch.
Toàn bộ quá trình đều được ghi nhận theo đúng quy định pháp luật nhằm bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ lần đầu cho đất ở uy tín, hỗ trợ trọn gói từ A–Z
5. Những lưu ý khi yêu cầu công chứng ngoài trụ sở
Người dân cần lưu ý rằng không phải mọi yêu cầu đều được chấp nhận. Công chứng viên có quyền từ chối nếu không thuộc trường hợp được thực hiện ngoài trụ sở hoặc có căn cứ cho rằng giao dịch không bảo đảm tính hợp pháp.
Ngoài ra, người yêu cầu thường phải thanh toán thêm chi phí đi lại và các khoản phí phát sinh theo quy định bên cạnh phí công chứng thông thường.
Để tránh mất thời gian, nên liên hệ trước với tổ chức hành nghề công chứng để được hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và xác định rõ điều kiện áp dụng.
Ví dụ thực tế
Bà Lan bị gãy chân và đang điều trị tại nhà. Bà muốn ký hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất cho con gái nhưng không thể di chuyển.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ và xác minh tình trạng sức khỏe của bà Lan, văn phòng công chứng cử công chứng viên đến nơi cư trú để thực hiện thủ tục. Hợp đồng được công chứng hợp pháp và sau đó được sử dụng để làm thủ tục sang tên theo quy định.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng ngoài giờ hành chính hết chi phí bao nhiêu?
Kết luận
Công chứng ngoài trụ sở là giải pháp pháp lý quan trọng nhằm bảo đảm quyền công chứng của những người không thể trực tiếp đến văn phòng công chứng. Hình thức này thường được áp dụng đối với người già yếu, người đang điều trị bệnh, người bị tạm giữ, tạm giam hoặc các trường hợp có lý do chính đáng khác. Để quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng minh rõ lý do không thể đến trụ sở và liên hệ trước với tổ chức hành nghề công chứng để được hướng dẫn cụ thể. Việc thực hiện đúng quy định sẽ giúp giao dịch được công nhận hợp pháp và bảo đảm quyền lợi của các bên liên quan.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
>>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ mua bán nhà viết tay có được không?
>>> Xem thêm: Có được công chứng giấy tờ khi CCCD hết hạn không?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com